Diese Anleitung zeigt, wie PDF/A konforme PDF-Dateien ganz einfach aus Word erstellt werden können. Es wird keine Zusatzsoftware benötigt. Diese Anleitung basiert auf Word 2016, kann aber auch für ältere Word-Versionen verwendet werden. In diesem Fall ist mit geringfügigen Abweichungen bei den Abbildungen zu rechnen.
Zuerst soll die Word-Datei geöffnet werden, welche als PDF/A Datei abgespeichert werden soll. Anschliessend muss Datei angeklickt werden.
Nun muss die Datei mittels Speichern unter und Durchsuchen an einem beliebigen Speicherort abgespeichert werden.
Als Beispiel wird auf der gezeigten Abbildung der Desktop ausgewählt. Anschliessend wird ein beliebiger Dateiname angegeben. Als Dateityp muss PDF ausgewählt werden. Nun muss die Schaltfläche Optionen… angeklickt werden.
Im nun angezeigten Fenster muss die Option ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A) aktiviert werden. Das Fenster kann anschliessend mit einem Klick auf OK geschlossen werden.
Mit einem abschliessenden Klick auf Speichern wird die PDF/A konforme Datei erstellt.